Электронный документооборот

Бумажный оригинал нужно распечатать, подписать, положить в конверт и ждать. Электронный документ с квалифицированной подписью остаётся тем же оригиналом: он доходит за минуты и не теряется по дороге.

Что такое ЭДО и зачем он вам

ЭДО: обмен документами по защищённому каналу, где каждый файл подписан квалифицированной электронной подписью. Подпись делает файл оригиналом: его принимают контрагенты, банк и налоговая, а распечатка нужна только вам самим.

• Сроки. Документ доходит в день выпуска, а не через неделю.

• Ничего не теряется. У каждого документа видно отметку о доставке и о подписании, поэтому понятно, у кого он лежит.

• Нет обратной пересылки. Подписанный экземпляр не нужно везти назад: вторая подпись ставится там же.

• Хранение. Оригиналы лежат в кабинете оператора, а не в папке на полке.

Подключение к ЭДО остаётся вашим решением, а не условием работы с сервисом. Пока обмена нет, документы приходят прежним путём: в кабинет и на почту.

Какие документы мы обмениваем электронно

Речь только о документах между вами и платформой, за пользование сервисом. Деньги ваших участников идут напрямую на ваш счёт, и чеки по ним выпускает ваш платёжный провайдер: к обмену с нами они отношения не имеют.

Открытый канал ЭДО: адрес, по которому мы сможем прислать оригинал, как только документ выпущен. Отдельного бумажного договора мы не подписываем: условия одинаковы для всех и опубликованы.

Оператор и роуминг

Мы работаем через Контур.Диадок. Если вы у того же оператора, обмен включается сразу после того, как приглашение принято.

Другой оператор не преграда: операторы соединены между собой роумингом. У каждого абонента ЭДО есть идентификатор участника, адрес в этой сети; по нему вас находят из любой системы. Часть операторов настраивает роуминг сама, часть настраивает по заявке; сколько это займёт, скажет ваш оператор.

Оператора можно выбрать любого из перечня ФНС. Искать нас удобнее по ИНН: если организация уже подключена, поиск покажет её сразу.

Как отправить нам приглашение

1. Получите квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре, если её ещё нет.

2. Зарегистрируйтесь у оператора ЭДО и настройте рабочее место: подпись должна работать в браузере.

3. Найдите нас среди контрагентов: по ИНН или по идентификатору участника.

4. Отправьте приглашение к обмену документами.

5. Дождитесь, пока мы примем приглашение. Принимает его человек с нашей стороны, вручную: если через три рабочих дня статус у вашего оператора не изменился, напишите в поддержку.

Когда приглашение принято, строка «Электронный документооборот» в кабинете переходит в «Обмен настроен». Между принятием и этой отметкой бывает день-другой: отметку тоже ставит человек.

Приглашение достаточно отправить один раз. Отдельного заявления и подписи на бумаге не нужно.

Если что-то не так

Оператор не находит нас по ИНН. Поищите по идентификатору участника: в роуминге он надёжнее. Если и это не помогает, спросите своего оператора, настроен ли роуминг с нашим.

Приглашение отправлено, а ответа нет. Приглашения принимаются вручную, поэтому день-другой считается нормой. Если прошло больше трёх рабочих дней, напишите в поддержку и укажите свой ИНН: посмотрим, дошло ли оно.

Не работает подпись или плагин. Это чинится на стороне рабочего места, а не у нас: настройка рабочего места в Контуре.

Подписи нет вовсе. Тогда начинать нужно с неё: без квалифицированной подписи абонентом ЭДО стать нельзя.

Частые вопросы

Нужно ли отдельное заявление или соглашение об ЭДО? Нет. Условия обмена документами входят в оферту, которую вы уже приняли: отдельной бумаги мы не выпускаем и не просим.

Кто подписывает документы? Счёт на оплату подписи получателя не требует: его достаточно получить. Документы, которые подписывают обе стороны, каждая из сторон подписывает своей квалифицированной подписью в системе своего оператора: без такой подписи электронный файл остаётся копией.

Можно ли отключить обмен? Да, напишите в поддержку. Документы снова пойдут прежним путём: в кабинет и на почту.

Обязателен ли ЭДО? Нет. Это способ получать оригиналы быстрее, а не условие доступа к сервису.

У нас несколько юридических лиц. Приглашение отправляется от каждого отдельно: абонентом ЭДО выступает конкретное юридическое лицо со своим ИНН.

• Приём заявок и оплата: счета, чеки и деньги участников.

• Публичная оферта: условия, на которых сервис работает.

• Если ответа здесь нет, пишите на почту поддержки.